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管理:怎样应对团队协作泛滥-2018-12-05

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发表于 6 天前 | 显示全部楼层 |阅读模式
管理:怎样应对团队协作泛滥

协作

在工作中,你有没有过这样的经历:邮件过多、工作时常被人打断、节假日也需要回复工作微信,这种生活让很多人觉得精疲力尽。《哈佛商业评论》的一篇文章提出,这种状况属于“团队协作泛滥”。

一项关于“团队协作泛滥”的研究调查了20家不同领域全球化机构的员工,归纳员工协作模型。之后,研究人员通过网络分析找到高效的协作者,并对其中200位进行了采访,让他们谈谈自己对协作泛滥的看法,以及领导者要怎么做才能在保持发展的情况下避免这类问题。

研究发现,团队协作泛滥往往分为集中消耗和缓慢消耗两种。

集中消耗的主要原因包括老板要求你接手新项目、同事需要帮助、你本人出于责任或不想错过机会的考虑,参与到额外工作中。文章以一家保险公司的高管迈克为例,他手中已经有多个项目,团队为此夜以继日地工作。这时老板还要求他帮助成立一个新部门,迈克觉得这是在高管面前表现的好机会,难以拒绝,只能两头兼顾,最后因为压力太大而崩溃。

相比集中消耗,缓慢消耗的危害更不易被察觉。每个人随着工作的发展,会拥有更大的社交网络,更多的责任,协作需求从数量、范围到节奏都在逐步增加。企业中那些能力较强的员工往往深受这种问题的困扰。随着经验的增加,他们往往需要承担更多工作;然后随着能力强的名声传播得越来越广,他们接到的工作和请求也会越来越多。

研究结果显示,团队协作泛滥问题的很大一部分原因,来自企业“永远在线”的工作文化、无处不在的技术渗透、严格的老板、难缠的客户和低效的同事。这点并不令人意外,但研究人员同时发现,和外因同样重要的,还有个人的思维模式和习惯。对很多人来说,转变自己的思维模式和习惯,就能在很大程度上提高工作效率和工作质量。

怎样战胜协作泛滥?文章给出了三个步骤。

第一步,分析超负荷工作的原因。找出自己这么做的动机:是出于维护助人为乐、见多识广的好名声,还是担心失去控制权或者难以拒绝?例如,某位员工全程参与了一个小项目的工作,即便项目已经不需要她提供专长,她仍然不好意思退出。也许她为自己支持团队、确保高质量结果的行为感到自豪,但这样的协作从长远看不会有任何成就,也阻碍她完成更重要的工作。

弄清为什么你要在公司和领导不做强制要求的情况下,接受协作任务,是战胜协作泛滥的首要事项。所有效率高的协作者都懂得,参与某些事情意味着拒绝另一些事情,或者对其他事情的参与度降低。他们会提醒自己,回复邮件、措辞完美的报告等小成就并不十分重要。他们会认真思索自己的专业领域,决定什么时候自己能提供价值,什么时候不能。他们不把自己看成不可或缺的人,而是转变了彰显自我价值的方法,从展现自己的能力,转为适时退出,让他人发展能力,并获得表现机会。

一位高管表示:“我意识到,如果人们真的需要我,会找到我的。现在大概30%的会议我都不去参加,大家的工作也完成得很好。”

第二步,拒绝不必要的协作。高效协作者不会坐等天上掉馅饼,也不会被动地对环境做出反应,陷入被其他人的目标支配的模式,而是主动去解决协作泛滥的问题。他们会找到自己的“北极星”目标,也就是那些可以发挥强项和体现价值的工作,调整并简化自己的职场生活,拒绝不符合目标的请求。

同时,你要帮助同事适应你的变化,让他们了解你不会再像以前那样及时且深入地参与协作。例如,说清楚不回复群发邮件或者不参加会议并不代表你没兴趣或者傲慢。告诉大家你的优先级,这样每个人都知道你最需要或想要在什么事情上花时间。

第三步,保证自己的高效率。一旦你盘点完自己所有的协作工作,就要开始提高选择参与协作的工作价值。研究表明,缺乏组织的会议是最浪费时间的活动。即使你无法控制所参加的会议,也可以通过一些方法提高效率。例如,让会议组织者在会前给大家发一份会议日程,或者要求大家事先读完材料,并在会后分享一份总结,说明大家在会上的共识和之后要做的事。

在面对面互动中,你要时刻留意自己是否有效利用了对方的时间。问问自己:“我是不是清楚知道借由这次会议或谈话,自己想达成的目标?”要让对方也有同样的自律性,你可以提前问他,“为了不浪费你的时间,可否快点让我知道你想要我们一起达成什么目标?”

此外,在构建网络时,你要专注于关系的质量而不是数量。研究发现,高效协作者吸引大家参与协作性工作的方式,是创造携手成功的愿景,并且给予参与者获得感和目标感。他们并没有将计划强加给他人,而是通过吸引力获得更和谐、更良好的参与度,并创造信任感,这样大家不会觉得要花费过多力气或勉为其难。

近年来,企业协作在范围和数量上的大幅增加,已经成为不可逆转的事实。以上是避免团队协作泛滥的3个步骤,希望能帮你在工作中抢回属于自己的时间。

文章来源:“很多人没意识到,‘消耗型’协作正在一步步拖垮你”,见于“哈佛商业评论”公众号
讲述:成亚
来源:得到



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