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超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

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发表于 2019-9-6 08:10:02 | 显示全部楼层 |阅读模式
超实用,你不能不会的10个Excel技巧
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06
原创: 伍昊  罗辑思维  今天

在工作中,Excel是人人都必备的技能。

如果你在财务、运营、人力资源等部门,那更是天天都要和它打交道。有时候表格一多,内容繁杂、时间紧,还不能出错,难免也会让你有点头疼。
那么你就需要几个简单又好用的技巧,把复杂的问题化繁为简。

今天,我们特意请来了销量超过50万的畅销书《你早该这么玩Excel》的作者伍昊,为你整理出了10个你肯定能用上的技巧,解决那些你在操作中常见的问题。

掌握这些技巧,让你的工作事半功倍,从此碰上再多表格都不发愁。

1. 瞬间打开“设置单元格格式”

在Excel的工作中,“设置单元格格式”是特别常用的功能,通常的操作是点击右键,再点击“设置单元格格式”。其实只要按“Ctrl+1”,就可以瞬间打开这个功能。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

2. 快速转换日期样式

在Excel中,正确的日期样式有两种:2018/10/28,2018-10-28。我们平时常见的“2018.10.28”以及“20181028”,都是错误的样式。
如何批量处理错误的日期呢?选中日期列 > 点击“数据”菜单 >  “分列”功能 > “下一步”按钮 > “下一步”按钮 > 选择对话框左上方“日期”选项 > “完成”。
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3. 一键录入当天日期

直接手打规范的日期,会比较麻烦。如果录入的是当天的日期,你可以选中单元格,按“ Ctrl+; ”快捷键。另外,按“ Ctrl+Shift+; ”快捷键,还可以录入当前时间,非常方便。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

4. 把打印内容缩放到一页里

你打印表格时,有没有碰到过有一两行总是被甩到单独一页上?无论怎么调整页边距,或者打印的缩放比例,都不能让它回归。
其实,你只需要在打印之前,点击“页面布局”菜单 > “打印标题”,然后在“页面设置”对话框的“页面”标签里,选择“调整为:1页宽/1页高”,就可以在一页里把内容全打印出来。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

5. 快速标记“不及格”数据

表格里的数据密密麻麻,要一个个找出不及格的数据,还要进行标记,肯定不能靠眼睛看。你可以选中整个数据区域,点击“开始”菜单 > “条件格式”功能 > 选择“突出显示单元格规则”中的“小于”规则,然后将数字设置为“60”,再设置为你想体现的标记样式。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

6. 同一单元格内换行

有时一个单元格里会写大量内容,为了读起来方便,就必须换行。其实操作特别简单,你只需要双击文字内容,进入编辑状态,在需要换行的地方按“Alt+Enter”快捷键,就能换行了。

7. 修复变成E+的身份证号

录入身份证号的时候,你肯定特别讨厌看见辛辛苦苦输的数字变成了“E+”。这其实是程序默认了科学记数法的样式,那怎样让它还原呢? 只需要选中这些单元格,按“Ctrl+1”调用设置单元格格式对话框,选择“自定义”格式,将“类型”设置为“0”,数字就会回来了。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

8. 快速对比两列数字是否一致

如果你在财务、运营部门,那一定少不了对账、盘点库存这种活儿,需要对比表格里左右两列数字是否一致。

有一个特别简单的公式,可以帮你快速完成。比如下图,要比对CD两列的数字,那就可以写公式“=C2=D2 ”,回车确定,然后下拉复制到列尾,即可完成整列的对比,显示True就是一致,False就是不一致。不仅仅是数字,这个公式还可以对比文字信息, 比如查看人名、企业名是否一致。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

9. 快速合并“姓”“名”

一些企业系统导出员工数据时,会把姓名分两列,一列姓,一列名。这就需要我们再重新拼合,获得完整的“姓名”。这时你就要用到“ & ”符号,比如下图,想把B2格的姓和C2格的名拼起来,就可以在D2格中写公式“=B2&C2”,然后将公式下拉到列尾,复制即可。
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10. 多张表汇总成一张表

工作中,有时需要收集多份格式一致的统计表,然后把它们合并为一张总的统计表。高效的操作方法是,首先在要呈现总表的工作表里,选总表起始单元格,任意一格都可以。点击“数据” 选择 “合并计算”,合并数据的规则选为“求和”。
超实用,你不能不会的10个Excel技巧 2019.09.06

然后,在“引用位置”里分别选择分表中待合并的数据,分别点“添加”。要注意,选择的数据需要包含标题行、标题列、数据3个部分。选好之后,勾选“标签位置”中显示“首行”和“最左列”标题的勾选项,点击“确定”完成。
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